Práce na recepci je vstupní branou do každodenního života firmy.
Právě zde se setkává první kontakt s návštěvou i kolegy, a proto je důležité, aby vše běželo hladce a bez zádrhelů. V našem týmu jsou tři zkušené a spolehlivé kolegyně, které zajišťují nejen organizaci a plynulý chod recepce, ale také přátelskou atmosféru a profesionální přístup.
Jak byste popsaly typický pracovní den na recepci?
Každý den na recepci je jiný, ale jedno je jisté – nuda tu rozhodně nehrozí. Recepční je taková „první zastávka“ pro každého, kdo přijde do firmy – ať už je to host, nový kolega nebo kurýr. Ráno začíná přípravou zasedaček, kontrolou, co se ten den chystá, a vítáním prvních návštěv a zajištěním jejich komfortu. Během dne se střídá spousta různorodých činností:
obsluhuje telefonní ústřednu a přepojuje hovory,
zpracovává e-mailovou poštu, běžnou poštu, faktury, skenuje dokumenty, archivuje,
spravuje objednávky obědů pro zaměstnance i hosty,
rezervuje firemní auta, eviduje jízdy a komunikuje s řidiči,
pomáhá s přípravou firemních akcí, objednávkami marketingových předmětů,
připravuje a aktivně se účastní na veletrzích,
plánuje služební cesty (ubytování, pronájem aut, letenky, víza, apod.),
evidence a výdej pracovních oděvů,
komunikuje s kolegy napříč firmou a řeší drobné provozní záležitosti
Recepce je takové informační a organizační centrum firmy, kde se pořád něco děje.
Jaké dovednosti považujete za nejdůležitější pro recepční?
Recepční by měla být především milá, vstřícná a komunikativní – protože právě ona vytváří první dojem o firmě. Hodí se mít dobré organizační schopnosti, protože zvládá více úkolů najednou a umí si je dobře rozvrhnout. Pečlivost a spolehlivost jsou taky klíčové – recepční pracuje s dokumenty, objednávkami i citlivými informacemi, což se bez diskrétnosti, loajality a profesionality neobejde.
Důležitá je i flexibilita a schopnost rychle reagovat, když se něco nečekaného stane. A jelikož se dnes bez technologií neobejdeme, je fajn, když si rozumí s počítačem, e-mailem a interními systémy. Nutná je znalost cizího jazyka (hlavně angličtiny), protože recepční často komunikují s hosty ze zahraničí. Řidičské oprávnění, když je potřeba zařídit dopravu nebo doprovod hostů.
Jak se tvoje povinnosti jako Office Managerky liší od běžné recepční práce?
Markéta, Office Manager
Jako Office Managerka vykonávám nejen běžné recepční činnosti, ale především přebírám zodpovědnost za chod administrativního a provozního zázemí recepce. Zatímco recepční často vykonává úkoly podle pokynů a soustředí se na každodenní provoz, o němž je zmínka v článku výše – moje role je, aby vše fungovalo hladce, bez zádrhelu, efektivně a profesionálně.
Vedu tým recepčních a řidičů, kontroluji provozní náklady, operativní nákupy, komunikuji s dodavateli a hledám úsporná řešení, organizuji služební cesty, řeším nestandardní situace. Spravuji vozový park (přepis vozidel, pojištění a pojistné události). Aktivně se podílím na plánování a organizaci firemních akcí, veletrhů a často spolupracují napříč odděleními, zejména s marketingem, HR a obchodním oddělením.
Zkrátka – nejsem jen u vstupu, ale tak trochu v zákulisí všeho. Potřebuju mít přehled, umět si zorganizovat den, být samostatná, zvládat stres a hlavně – být oporou pro tým i vedení. Je to práce hodně pestrá, někdy dost akční, ale právě to mě na ní baví. A pokud zrovna nepobíhám někde po firmě, jsem tady i od toho, abych se smála spolu s ostatními.
Jak se firma a její prostředí změnily za dobu, co tu pracuješ?
Veronika, recepční
Za dobu, co ve firmě pracuji, se událo několik významných změn. Jednou z nejviditelnějších je nárůst počtu zaměstnanců – tým se výrazně rozrostl, což přineslo nové nápady i větší rozmanitost. S tím souvisí i rozšíření zázemí firmy – byla postavena nová budova, která poskytuje modernější a prostornější pracovní prostředí. Tyto změny vnímám jako důkaz, že firma se rozvíjí a směřuje kupředu, a jsem ráda, že toho mohu být součástí.
Co tě během prvního roku ve firmě nejvíce překvapilo nebo zaujalo?
Lucie, recepční
Nejvíc mě překvapilo, jak různorodá práce na recepci je. Není to jen přijímání telefonů a návštěv, ale každý den je něco nového. Baví mě komunikace s lidmi, ať už kolegy nebo návštěvami. Taky se mi líbí, že firma pořád něco organizuje, jezdíme na veletrhy a akce, takže to není rutina.
