Ve společnosti Ray Service si uvědomujeme, že Vy, jako naši zákazníci, partneři a další, kteří navštíví webové stránky Ray Serivce anebo některou z našich provozoven, si ceníte svého soukromí. A jelikož v některých případech vyžadujeme nebo získáváme Vaše osobní údaje, které dále zpracováváme, pečlivě dbáme na jejich ochranu a nakládáme s nimi plně v souladu s platnými právními předpisy. Prostřednictvím tohoto oznámení Vás seznamujeme se zásadami a dalšími informacemi ohledně ochrany Vašich osobních údajů.
Správce osobních údajů a kontaktní informace
Správcem osobních údajů je společnost Ray Service, a.s., IČ: 277 56 203, se sídlem Huštěnovská 2022, 686 03 Staré Město, zapsána v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl B, vložka 5165 (dále jen či „Ray Service“ nebo „my“).
V případě jakýchkoliv dotazů nás můžete kontaktovat e-mailem na adrese info@rayservice.com nebo písemně na adrese Huštěnovská 2022, 686 03 Staré Město.
Základní pojmy
Dne 25. 5. 2018 nabylo účinnosti nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, které je známé jako GDPR. Nařízení upravuje povinnosti, které má správce osobních údajů (Ray Service), ale také práva, která mají subjekty osobních údajů (Vy, jako zákazník, návštěvník apod.). Tato práva a povinnosti se týkají osobních údajů, což jsou jakékoliv informace, jejichž prostřednictvím Vás lze přímo nebo nepřímo identifikovat (např. Vaše jméno, příjmení, rodné číslo, e-mailová adresa apod.). V některých případech využíváme pro nakládání s osobními údaji další společnosti, které pomáhají při jejich zpracování nebo nakládání s nimi – jedná se o tzv. zpracovatele osobních údajů.
Zpracovávané údaje a rozsah zpracování
K tomu, abychom mohli efektivně vykonávat naši obchodní činnost a komunikovat s Vámi, případně vést výběrové řízení, získáváme od Vás některé osobní údaje. Jde například o:
- jméno a příjmení,
- telefon a e-mail,
- životopis,
- pracovní pozice aj.
Údaje, které od Vás požadujeme, se liší dle toho, z jaké pozice nám je poskytujete. Budou tak rozdílné, pokud s námi jednáte jako obchodní partner, jako návštěvník naší společnosti, kolemjdoucí nebo třeba jako uchazeč o zaměstnání. Citlivé údaje, jako jsou třeba údaje o zdravotním stavu, rase nebo biometrické údaje nijak nezpracováváme.
Důvod a účel zpracování osobních údajů
Hlavní důvod, pro který zpracováváme Vaše osobní údaje, je zejména efektivní vykonávání našich obchodních činností a komunikace s Vámi. Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu k dosažení takových účelů a pravidelně kontrolujeme, zda jsou stále relevantní a aktuální.
Jestliže chce správce zpracovávat osobní údaje, musí pro takové zpracovávání mít podle pravidel nařízení GDPR vždy právní důvod. V Ray Service tak při zpracování osobních údajů vždy ověřujeme existenci takového právního důvodu. Může jím být například plnění smlouvy v případě, kdy jsou Vaše osobní údaje nezbytné pro např. uzavření smlouvy či naplňování smluvního vztahu, nebo náš oprávněný zájem například při zpracovávání životopisů jednotlivých uchazečů o zaměstnání nebo při zasílání newsletterů stávajícím zákazníkům. V případě, že tento právní důvod odpadne a žádný jiný neexistuje, osobní údaje smažeme.
V případě, že odmítnete nám údaje z jakéhokoliv důvodu poskytnout, nemuseli bychom být schopni s Vámi dále efektivně komunikovat či jinak spolupracovat.
Zpracovatelé a příjemci osobních údajů
Pro maximální efektivitu našich činností, ale také pro zabezpečení Vašich osobních údajů, spolupracujeme s některými zpracovateli a příjemci, a to z těchto oblastí:
- poskytovatelé informačních systémů, software, databází a IT služeb,
- poskytovatelé marketingových a komunikačních služeb,
- prostředníci při zasílání newsletterů,
- smluvní partneři apod.
Jestliže Vaše osobní údaje máme předat do zemí mimo EU, každé předání zakládáme na rozhodnutí o dostatečné ochraně nebo vhodných zárukách pro zajištění maximální bezpečnosti.
Doba uchovávání osobních údajů
Doba zpracovávání osobních údajů se liší v závislosti na tom, za jakým účelem je zpracováváme. Vždy jsou tedy zpracovávány po dobu, kterou vyžaduje smlouva, po kterou trvá Váš souhlas, nebo kterou stanovují platné právní předpisy, popřípadě náš vnitřní předpis. Pokud Vás zajímá konkrétní doba, po kterou Vaše údaje uchováváme, neváhejte se obrátit na náš e-mail info@rayservice.com.
Pokud Vás zajímají informace ke konkrétním způsobům (účelům) zpracování osobních údajů, Níže naleznete informace k jednotlivým způsobům (účelům) zpracování:
Zasílání newsletterů
Newsletter jste od nás obdrželi v případě, že jste naším zákazníkem, a my Vám tak můžeme zasílat nabídky na produkty či služby podobné těm, které jsme Vám již poskytli – jde o náš oprávněný zájem. K zasílání využíváme Vaši e-mailovou adresu, a to po dobu, kdy jste naším zákazníkem, nebo po dobu 24 měsíců. Zasílání můžete kdykoliv zrušit, a to kliknutím na možnost zrušení v doručeném mailu nebo prostřednictvím e-mailové zprávy.
Používání cookies
Na našich webových stránkách můžeme využívat cookies. Cookies jsou malé textové soubory ukládané v počítačích uživatelů, které jsou využívány ke zvyšování uživatelského pohodlí, rozpoznávání opakovaných návštěv, statistickému vyhodnocení návštěvnosti (při zachování anonymity) a personalizaci obsahu a reklam, díky čemuž může Ray Service zkvalitňovat obsah webových stránek. Cookies neidentifikují jednotlivé uživatele (např. nemohou zjistit vaše jméno, hesla apod.) a neovlivňují soubory ve vašem počítači ani nastavení systému. Pokud nechcete, aby naše webové stránky, mohly využívat cookies, můžete jejich použití zakázat nebo omezit ve svém webovém prohlížeči.
Poptávkový seznam
V případě, že jste využili náš online katalog a zaslali jste nám poptávku, budeme zpracovávat Vaše osobní údaje v rozsahu: jméno a příjmení, telefon, e-mail, pracovní pozice a další údaje, které budou v poptávce obsaženy. Právním důvodem pro takové zpracování je plnění smlouvy. Tyto osobní údaje budeme zpracovávat po dobu 1 roku, ledaže bude započata obchodní spolupráce – pak to bude po dobu, po jakou naše spolupráce trvá.
Uchazeči o zaměstnání
Jestliže máte zájem o pracovní pozici v naší společnosti Ray Service, budeme zpracovávat Vaše osobní údaje v rozsahu: jméno a příjmení, telefon, e-mail a další informace obsažené ve Vámi zaslaném životopise. Právním důvodem pro zpracování je náš oprávněný zájem na vyhodnocení výběrového řízení. U některých pozic, u kterých je to jejich povahou vyžadováno, provádíme také screening uchazeče o zaměstnání, a to prostřednictvím našeho poskytovatele screeningových služeb. V takovém případě zpracováváme informace poskytnuté uchazečem v životopise, další veřejně přístupné informace a výsledek screeningu, a to za účelem prověření dostupných informací o uchazeči. Důvodem pro zpracování je náš oprávněný zájem na ověření uchazečem poskytnutých údajů a ověření spolehlivosti uchazeče. Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po dobu trvání konkrétního výběrového řízení, výsledek screeningu po dobu trvání zaměstnání. Udělíte-li nám Váš souhlas s uchováním Vašeho životopisu pro případné další nabídky pracovních pozic a předáním společnostem skupiny 3G, uchováme jej maximálně po dobu 3 let a poté bude smazán. Seznam společností skupiny 3G je dostupný na dotaz na personálním oddělení. Vezměte prosím na vědomí, že Váš souhlas můžete kdykoliv v této době odvolat.
Kamerový systém se záznamem
Kolemjdoucí, návštěvy, dopravci, zaměstnanci a další, kdo vchází do areálu Ray Service anebo prochází kolem jeho hranice, se mohou stát subjektem osobních údajů. Hranice areálu provozovny Ray Service na adrese Huštěnovská 2022, Staré Město 686 03, je totiž monitorována kamerovým systémem se záznamem, a to z důvodu oprávněného zájmu společnosti, konkrétně za účelem zajištění bezpečnosti společnosti a jejích zaměstnanců a ochrany majetku společnosti. Areál je střežen 24 hodin denně, záznam je uložen u našeho poskytovatele bezpečnostního systému po dobu 10 dní, a poté je automaticky smazán, ledaže bude nutný pro použití v řízení před orgány veřejné moci. V takovém případě bude smazán v přiměřené době po skončení takového řízení, nenařídí-li orgán veřejné moci odlišně. V určitém časové období je při narušení perimetru aktuální záznam narušení vyhodnocen a na místo případně vyslána zásahová služba.
Návštěva společnosti – Aplikace Recepce
Pokud navštívíte naši společnost, na recepci budete požádáni o zápis do Aplikaci recepce. Budeme tedy zpracovávat Vaše osobní údaje v souvislosti s takovou návštěvou, a to z důvodu oprávněného zájmu Ray Service – ochrana majetku a bezpečnost osob. Osobními údaji zpracovávanými v této souvislosti jsou: jméno, příjmení, firma, email, navštěvovaný zaměstnanec, údaj o zápisu do aplikace. Údaj o návštěvě budeme uchovávat po dobu 1 roku, poté bude automaticky smazán, ledaže bude nutné jej použít v souvislosti s řízením před orgány veřejné moci. Aplikace recepce nahradila dosavadní fyzickou Knihu návštěv – evidence tedy nyní probíhá v elektronické podobě. Údaje nikam neposíláme, ledaže budou potřeba pro řízení před orgány veřejné moci, přístup k těmto údajům mají zaměstnanci na recepci.
Obchodní komunikace, komunikace s veřejností
V případě, že se společností Ray Service a jejími zaměstnanci nebo osoby, které vystupují v jejím zájmu, navážete kontakt, bude využívat Vámi poskytnuté údaje právě ke komunikaci s Vámi. Může tak být využit Váš e-mail, telefonní číslo, adresa, jméno, případně další informace získané nebo předané právě za účelem komunikace. Jelikož kontakt na dobu nezbytně nutnou (trvání spolupráce / komunikace) ukládáme do našich systémů, k údajům mají přístup kromě našich zaměstnanců, se kterými komunikace probíhá, také naši auditoři nebo poskytovatelé IT služeb. Jakmile přestanou být kontaktní údaje relevantní pro stanovený účel, budou neprodleně smazány. Právním důvodem je v tomto případě zpravidla plnění smlouvy (jednání o smlouvě).
Whistleblowing
Společnost Ray Service má zaveden oznamovací systém ve smyslu směrnice EP a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob oznamujících porušení práva Unie (dále jen „směrnice“) a zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „ZOO“). Pokud tedy oznamujete podezření na neetické či protiprávní jednání, případně jinou záležitost (konkrétně jde o platformu FaceUp, případně o jiné prostředky komunikace – telefonicky, e-mailem, osobně), budou zpracovávané osobní údaje, které při oznamování poskytnete. Příkladmo může jít o následující: Popis oznamované činnosti, jméno, příjmení, pracovní pozice osob spojených s činností (tzv. dotčených osob), příp. další identifikační údaje, údaje o dalších osobách spojených s oznámením, obrazové, zvukové, zvukově obrazové záznamy, příp. jméno oznamovatele a další poskytnuté údaje. Oznámení je možno podávat také anonymně. Od obsahu konkrétního oznámení se pak odvíjí také použitý právní důvod:
- právní povinnost v souvislosti s oznámením protiprávního jednání podle směrnice nebo ZOO;
- oprávněný zájem v souvislosti s oznámením neetického jednání, případně jiného jednání, na které se směrnice ani ZOO nevztahuje.
Platforma FaceUp i další způsoby oznamování jsou zabezpečeny bezpečnostními opatřeními, přičemž přístup k nim má pouze osoba řešitele a zástupce právního oddělení. Za účelem zpracování všech oznámení v souladu s legislativou si oznámení uchováváme po dobu 10 let. Poté jsou osobní údaje smazány. Další informace k Whistleblowing systému a jeho fungování jsou dostupné v záložce Compliance.
V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů můžete vůči Ray Serivce uplatnit tato svá práva:
- žádat potvrzení, zda jsou Vaše osobní údaje správcem zpracovávány, a pokud ano, pak Vám poskytneme bližší informace o takovém zpracování,
- požádat o opravu osobních údajů, ať už nepřesných či chybějících,
- odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů,
- podat námitku proti zpracování osobních údajů,
- požádat o omezení zpracování osobních údajů, pokud nejsou přesné, popřípadě pokud my jako správce již dané osobní údaje nepotřebujeme pro účel zpracování, či pokud jste vznesli námitku proti zpracování osobních údajů,
- požádat o předání osobních údajů (právo na přenositelnost) a
- žádat výmaz osobních údajů, pokud již Vaše osobní údaje nepotřebujeme pro daný účel zpracování, nebo jste odvolali Vámi udělený souhlas, popřípadě vznesli námitku proti zpracování a neexistují právní důvody pro jejich uchování.
Pro usnadnění uplatnění svých práv si může subjekt vyžádat vzory formulářů, a to na e-mailové adrese info@rayservice.com.
Právo podat stížnost u dozorového orgánu
Máte také právo podat stížnost týkající se zpracování Vašich osobních údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Bližší informace lze najít na webových stránkách úřadu www.uoou.cz.
Tyto aktualizované zásady jsou účinné od 1.6. 2026